【不動産会社の事例】月200件の登記簿謄本をExcel自動化・2名で物件管理を回す方法

不動産仲介会社が月200件の登記簿謄本データ化を自動化した事例。登記情報のExcel転記・台帳整備の工数をOCRツールで大幅削減し、2名体制で物件管理を回せるようになった具体的な方法を解説します。

この事例について

首都圏で土地・一戸建ての売買仲介を行う不動産会社での活用事例です。

会社規模: 営業3名・事務2名
月間取扱件数: 調査対象物件 150〜200件/月
導入前の課題: 物件調査時の登記簿謄本データ入力に週10〜15時間を費やしていた

不動産仲介では、売買対象となりうる物件について登記情報を確認・記録する作業が必ず発生します。

取得していた情報:

月に150〜200件の物件を調査していたため、登記情報の転記だけで週10〜15時間程度の作業が発生していました。これを事務担当2名で処理しており、繁忙期は残業が常態化していました。

入力ミスで顧客に誤った所有者名を伝えてしまうケースが半年に1〜2件発生し、都度確認対応が必要になっていました。所有者情報の誤りは信頼に関わるため、ダブルチェック体制を取っていましたが、それがさらに工数を増やす原因になっていました。

担当者が「不動産登記簿 Excel 自動化」というキーワードで検索して tohon を発見。

最初に確認したポイントは次の3点でした。

無料トライアルで実際の業務で使っている登記簿 PDF を10件試したところ、9件は問題なく抽出でき、1件は旧字体の氏名が一部異なる文字に読み取られました。旧字体については目視確認が必要だということがわかり、運用ルールとして定めたうえで本格導入することにしました。

現在の流れは次の通りです。

午前中:

確認作業:

これだけで、以前は1件あたり5〜8分かかっていた転記が確認込みで1〜2分になりました。

月40時間程度の削減です。残業が常態化していた繁忙期でも、事務作業を定時内で完了できる日が増えました。

導入後に決めた運用ルールは「所有者の氏名・住所は必ず原本と目視照合する」というものです。地名・氏名に旧字体や異体字が含まれる場合は読み取り結果が通常の漢字になることがあるため、この確認を省略しないことにしています。

法務局窓口で取得した書面を自分でスキャンしたものより、登記情報提供サービスで取得した PDF の方が読み取り精度が安定しています。可能な場合はオンライン取得の PDF を使うようにしています。

よかった点:

改善を期待する点:

「登記簿の転記は人がやるもの」という意識を変えるきっかけになりました。完全に自動化はできませんが、「大半を自動化して、人は確認だけ」という分業ができるようになっています。

月150〜200件の登記簿を処理しながら事務担当2名で回せているのは、この仕組みがあるからだと感じています。