【調査士事務所の事例】登記簿謄本・地積測量図の転記作業を月40時間削減した方法

土地家屋調査士事務所が登記簿謄本・地積測量図のOCR自動抽出ツールを導入し、月40時間以上の転記作業を削減した事例。座標入力・SIMA変換の自動化で業務効率化を実現した具体的な方法を紹介します。

この事例について

本記事は、東京都内で土地の表示登記・境界確認業務を中心に行う土地家屋調査士事務所での tohon 活用事例をまとめたものです。

事務所規模: 調査士2名・補助者1名
主な業務: 土地分筆・合筆登記、地積更正登記、境界確認
導入前の課題: 登記簿謄本・地積測量図の手入力転記に月40〜50時間を費やしていた

土地の表示登記を1件処理するには、複数の書類からデータを拾い出す作業が必ず発生します。

登記簿謄本から転記していた項目:

地積測量図から転記していた項目:

これらを Excel の管理台帳と測量 CAD ソフトにそれぞれ手入力するため、1案件あたり平均30〜60分の転記時間がかかっていました。複数物件を並行処理する月末は、補助者の稼働時間の半分近くが転記作業に消えていました。

転記ミスは確認作業をしても完全にはなくなりませんでした。特に地積測量図の座標値は桁数が多く（例：X = 35927.432）、隣接する数字の読み違いが1〜2件/月のペースで発生していました。

修正は数字を見直すだけで済む場合もありますが、CAD ソフトで計算済みの成果に影響が出ている場合は修正に30分〜1時間かかることもあり、「確認コスト」が見えないところで積み上がっていました。

他事務所との情報交換の場で「PDF を投げるだけで座標が出る」という話を聞き、試してみることにしました。

最初は「本当に測量図の座標を読み取れるのか」という疑問がありました。手書き文字が混じったスキャン PDF や、古い図面でも動くのかどうかが最大の懸念点でした。

現在の業務フローは次の通りです。

以前は1筆あたり10〜15分かかっていた転記が、確認込みで2〜3分に短縮されました。

手入力していた座標入力がほぼゼロになりました。SIMA ファイルを CAD に読み込むと、ほぼ完成形のプロットが表示されるため、「確認して承認する」だけの作業に変わりました。

月40時間以上の削減になりました。補助者の稼働を本来業務（現地確認・書類準備）に充てられるようになり、受任件数を増やせる余地ができています。

導入後3ヶ月で、座標の転記ミスはゼロになりました。登記簿の転記ミスも月2〜3件から月0〜1件程度に減少しています。

昭和年代のスキャン図面でも、文字さえ読める状態であれば多くの場合に座標を抽出できました。完全に読み取れない場合は「読み取り失敗」として出力されるため、手入力が必要な箇所がすぐにわかります。

よかった点:

注意が必要な点:

転記作業に費やしていた時間が月40時間以上削減され、その分を現地確認や顧客対応に使えるようになりました。

土地家屋調査士業務では「書類を読んでデータを移す」という作業が不可避ですが、その部分を自動化することで、専門的な判断が必要な業務に集中できる環境になっています。

導入の検討段階では「精度が心配」という声が多いですが、まず無料トライアルで手元の図面を試してみることをお勧めします。実際に試してみると、自分の業務に合うかどうかがすぐにわかります。