登記簿謄本をクラウドで処理する安全性。個人情報の取り扱いとセキュリティ対策

登記簿謄本には所有者の氏名・住所など個人情報が含まれています。クラウドOCRツールにPDFをアップロードする際、そのデータがどのように扱われるかは、業務での導入判断において重要な確認事項です。

登記簿謄本に含まれる情報の種類

情報	個人情報該当	内容
所有者氏名	○	個人・法人の登記名義人
所有者住所	○	登記上の住所
地番・地目・地積	△（特定なし）	土地の属性情報
登記原因・日付	△	取得原因（売買・相続など）

個人情報保護法の観点では、氏名・住所の組み合わせは個人情報に該当します。クラウドツールを使う場合、処理委託として扱い、適切な管理が必要です。

クラウドOCRツールのセキュリティ確認ポイント

1. 通信の暗号化

アップロード・ダウンロードの通信がSSL/TLSで暗号化されているか確認します。URLがhttpsで始まることを確認してください。

2. データの保存期間と削除ポリシー

アップロードしたPDFと抽出データがサーバーにいつまで保存されるかを確認します。処理完了後に自動削除されるツールが望ましいです。

tohonでは、アップロードされたPDFは処理完了後に削除します。抽出されたデータの保存期間については利用規約・プライバシーポリシーをご確認ください。

3. 第三者へのデータ提供

抽出データが広告・AIの学習・第三者への提供に使用されないかを確認します。

4. アクセス権限の管理

アカウントでの認証・パスワード管理・二段階認証の有無を確認します。

5. 国内サーバーでの処理

データが国内サーバーで処理・保存されているかを確認します（GDPR対応・国内法準拠の観点）。

士業事務所での導入時の確認事項

司法書士・土地家屋調査士・行政書士などの士業事務所が外部のクラウドツールを業務利用する場合、クライアントから預かった書類を第三者のシステムで処理することになります。

• 業務委託契約・守秘義務の範囲でクラウドツールの利用が問題ないか確認
• 必要に応じてクライアントへの説明・同意取得を検討

インストール型ツールとの比較

観点	クラウド型	インストール型
データの保存場所	ベンダーのサーバー	自社のPCまたはサーバー
ネットワーク接続	必要	不要（オフライン可）
セキュリティ管理	ベンダーが担当	自社が担当
導入・更新コスト	低い（ブラウザだけ）	高い（インストール・更新）

機密性が特に高い案件や、ネットワーク接続が制限された環境ではインストール型が適している場合があります。一般的な業務では、適切なセキュリティ対策を持つクラウド型の方が導入・運用コストが低い選択肢です。

企業での情報セキュリティポリシーとの整合

クラウドサービスを業務利用する際、自社の情報セキュリティポリシーとの整合確認が必要です。

• クラウドサービスの利用承認プロセス
• 個人情報を含む書類のクラウドアップロードに関するルール
• ベンダーとの守秘義務・処理委託契約の締結

多くの企業では情報システム部門・コンプライアンス部門への確認が必要です。無料トライアルを使う前に確認しておくことで、本格導入の判断がスムーズになります。

よくある質問

Q: 登記情報提供サービスで取得した電子PDFをアップロードしても問題ありませんか？

A: 登記情報提供サービスの利用規約において、取得した情報の利用目的には業務利用が含まれます。クラウドツールへのアップロードについては、ツール側のデータ取り扱い方針（処理委託）と合わせてご確認ください。

Q: 法人のお客様の書類を処理する場合、守秘義務は問題ありませんか？

A: 士業事務所・コンサルタントがクライアントの書類を処理する場合、守秘義務の範囲での委託処理として扱います。クラウドツールを処理委託先として位置付け、データ取り扱い方針を確認した上で利用してください。

Q: データ漏洩が発生した場合の責任はどうなりますか？

A: ツールのプライバシーポリシー・利用規約に従います。重要な書類を扱う場合は、ベンダーとの間で個人情報処理委託契約を締結することを検討してください。

登記簿謄本のクラウドOCR処理を検討している場合は、tohonのプライバシーポリシーおよび利用規約をご確認の上、無料プランでお試しください。

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