OCRのセキュリティリスクと安全なツールの選び方。登記・測量書類を安心して処理するために

登記簿謄本・地積測量図などの書類をOCRでデータ化する際、「クラウドにアップロードして大丈夫か」「個人情報が外部に漏れないか」という不安を持つ方は少なくありません。この記事では、OCRツール利用時のセキュリティリスクと、安全なツールを選ぶための確認ポイントを整理します。

OCR利用時に想定されるセキュリティリスク

1. アップロードデータの第三者利用

クラウドOCRサービスによっては、アップロードされた書類データを機械学習の学習データとして利用するケースがあります。登記簿謄本には所有者氏名・住所・持分など、地積測量図には座標データ・境界情報が含まれており、第三者に渡ることを防ぐ必要があります。

確認すべき事項：

• プライバシーポリシーに「アップロードデータを学習・分析に使用する」旨の記載がないか
• データが第三者に提供・販売されないことが明記されているか

2. 通信中の盗聴・改ざん

ファイルをアップロードする際の通信が暗号化されていない場合、第三者による傍受のリスクがあります。

確認すべき事項：

• サービスがHTTPS（TLS暗号化）通信を使用しているか
• アクセスURLが https:// から始まっているか

3. サーバー上でのデータ保存と漏洩リスク

処理完了後もサーバー上にデータが残り続ける設定のサービスでは、サービス事業者のシステムが侵害された際にデータが漏洩するリスクがあります。

確認すべき事項：

• 処理後のデータ保存期間と自動削除ポリシーが明記されているか
• サーバーのデータを暗号化して保存しているか

4. アカウントの不正アクセス

弱いパスワードや使い回しのパスワードを設定していると、アカウントへの不正アクセスにより、処理済みの書類データが第三者に閲覧されるリスクがあります。

セキュリティが高いOCRツールを選ぶポイント

データの取り扱いポリシーを確認する

信頼できるサービスは、利用規約・プライバシーポリシーに以下を明記しています。

確認事項	安全なサービスの記載例
学習データ利用	「アップロードデータを機械学習に使用しない」
第三者提供	「法令に基づく場合を除き、第三者に提供しない」
データ削除	「処理完了後○日以内に自動削除」
暗号化	「転送時・保存時ともにAES-256で暗号化」

日本国内・国内法準拠かを確認する

サービス提供事業者が日本法人であるか、またはデータが日本国内のサーバーで処理・保存されているかを確認します。海外事業者の場合は、日本の個人情報保護法への準拠状況を確認します。

ISO 27001などセキュリティ認証の有無

情報セキュリティ管理のISO 27001認証を取得しているサービスは、組織的なセキュリティ管理体制が評価されていることの目安になります。

業務用途でのOCRツール利用における注意点

個人情報保護法への対応

登記簿謄本には個人の氏名・住所が含まれるため、個人情報として取り扱う必要があります。クラウドサービスに個人情報をアップロードする場合、社内の個人情報取扱いルールに従い、必要に応じて情報システム部門・コンプライアンス部門の確認を経ることが望ましいです。

守秘義務がある書類の取り扱い

司法書士・行政書士・土地家屋調査士などの士業の方は、依頼者から預かった書類を処理する際、守秘義務の観点から利用するクラウドサービスのデータ取り扱いポリシーを事前に確認してください。

フリープランの注意点

無料ツールの中には、広告収入の代わりにユーザーデータを利用するビジネスモデルのサービスがあります。業務書類の処理には、データの取り扱いが明確な有料プランまたは専門業務向けサービスを選択することを推奨します。

セキュリティを確認したうえで活用を

OCRツールを安全に使うための要点をまとめます。

1. プライバシーポリシー・利用規約でデータ利用方針を確認する
2. HTTPS通信・暗号化保存が対応しているかを確認する
3. 処理後のデータ削除ポリシーが明記されているサービスを選ぶ
4. 学習データへの非使用が明記されているか確認する
5. 日本法準拠または国内事業者を優先する

tohonは、アップロードされたデータを機械学習に使用せず、処理完了後のファイルは自動削除する設計です。登記簿謄本・地積測量図の業務利用を想定したセキュリティ体制を整えています。