司法書士の業務効率化。クラウドOCRツールで登記調査の手間を削減する方法

司法書士事務所の業務効率化にクラウド型OCRツールを活用する方法を解説。登記簿謄本の自動抽出・一括処理・クラウド共有で所内の生産性を高める手順を紹介します。

司法書士事務所の業務効率化は、登記調査・書類作成・依頼者対応の3つの工程に分けて考えると整理しやすいです。このうち登記調査（登記事項証明書の内容確認・転記）は、クラウドOCRツールで自動化できる部分が最も大きい工程です。

登記調査の現状と課題

登記事項証明書1件の内容確認・転記には平均5〜15分かかります。1日10件の案件を扱う事務所では、登記確認だけで1〜2時間の工数が発生します。

相続・用地取得・競売物件などで複数筆の土地が対象になる場合、筆数に比例して確認工数が増加します。20筆の相続案件では登記確認だけで2〜4時間かかることがあります。

地番・住所・旧字体氏名の手入力は誤入力が発生しやすく、申請書の訂正・再作成が必要になるケースもあります。

2024年4月から相続登記が義務化されました。司法書士事務所への相談件数が増加している一方、1案件あたりの処理工数が増大しています。

ブラウザからアクセスするだけで使えます。事務所内の複数のPCや、在宅・外出先からも同一アカウントで利用できます。

アップロードしたデータはアカウント内で管理されるため、所長・補助者が同じデータを確認できます。

登記事項証明書には個人情報（氏名・住所）が含まれます。クラウドツールを選ぶ際は以下を確認してください。

tohonはアップロードされたPDFを抽出処理後に削除し、第三者へのデータ提供は行いません。

登記確認業務を補助者に任せる場合、クラウドOCRを使うことで補助者の作業時間を短縮できます。抽出結果の確認画面で元PDFと照らし合わせる工程が残るため、補助者でも品質を保ちながら処理を進められます。

Q: 複数の司法書士が同じアカウントを使えますか？

A: アカウントの共有・マルチユーザー設定についてはプランによって異なります。複数名での利用を想定している場合は法人プランをご検討ください。

Q: 処理済みのデータはどのくらい保存されますか？

A: データの保存期間はプランの仕様に従います。長期保存が必要な場合は、Excelでダウンロードして社内サーバーに保管することを推奨します。

Q: 相続案件で使う場合、相続人全員の情報も抽出されますか？

A: 登記事項証明書の甲区に記載されている現在の所有者（登記名義人）が抽出対象です。共有名義の場合は各持分権者が1人1行で出力されます。相続人の情報は別途戸籍などで確認が必要です。

司法書士事務所の業務効率化にクラウドOCRを導入したい場合は、tohonを無料プランでお試しください。